เทคโนโลยี RFID กับ 5 ¬ขั้นตอนเพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารจัดการทรัพย์สินขององค์กร
By: Chaiya Buathong
Assistant Marketing Manager
SATO AUTO-ID (THAILAND) CO.,LTD.
Chaiya.buathong@sato-global.com
โดยปกติแล้ว เมื่อมีการเปลี่ยนอุปกรณ์ชิ้นใหม่ หมายเลขประจำเครื่อง (Serial Number) ของผู้ผลิตและตัวเลขบาร์โค้ดที่ติดมากับคอมพิวเตอร์จะถูกบันทึกเอาไว้ และมักจะมีเอกสารที่เขียนด้วยลายมือ หรือมีการกรอกข้อมูลป้อนเข้าสู่ระบบบัญชี ต่อมาในภายหลังอาจจะมีการตรวจสอบระบบจัดเก็บข้อมูลเหล่านี้ โดยทีมงานภายในหรือบริษัทภายนอก ซึ่งอาจจะเข้ามาค้นหาข้อมูล หรือมีการอัปเดตระบบเป็นรายไตรมาสหรือรายปี เมื่อการตรวจสอบเสร็จสิ้นแล้ว จะมีการพิมพ์รายงานที่แสดงหมายเลขประจำเครื่องและคำอธิบายสำหรับอุปกรณ์ที่ขาดหายไป ซึ่งระบบที่ต้อง “ป้อนข้อมูลด้วยมือ” หรือแม้แต่การใช้ “บาร์โค้ด” เอง ก็ยังต้องพึ่งพามนุษย์ในการทำงานจึงมีโอกาสเกิดข้อผิดพลาดในการป้อนข้อมูลได้ง่าย โดยจากการศึกษาพบว่าจะเกิดข้อผิดพลาดขึ้นได้ 1 ใน 500 ครั้งของการกดแป้นพิมพ์ ส่วนการสแกนบาร์โค้ดก็ต้องสแกนจากอุปกรณ์โดยตรง ดังนั้นการใช้แรงงานคนซึ่งสามารถทำงานผิดพลาดได้จึงไม่ใช่วิธีแก้ปัญหาที่เหมาะสมนักหากมองในแง่ของค่าใช้จ่าย
ส่วนใหญ่แล้วการตรวจสอบด้วยระบบแมนนวลนี้จะเป็นการทำงานในเชิง “ปฏิบัติการ” โดยมีการแต่งตั้งทีมผู้ตรวจสอบออกไปบันทึกหรือสแกนอุปกรณ์ที่เป็นทรัพย์สินขององค์กรตามรายการในระบบ ซึ่งโดยทั่วไปแล้วหากมีการเก็บบันทึกไว้อย่างถูกต้องในตอนแรกก็จะสามารถตรวจสอบได้ประมาณร้อยละ 80 ของรายการทั้งหมดเท่านั้น
เทคโนโลยี RFID (Radio Frequency Identification) เป็นเทคโนโลยีไร้สาย ที่ช่วยให้สามารถอ่านรหัสระบุตัวตนได้แบบไร้สัมผัสคล้ายกับบาร์โค้ดในปัจจุบัน แต่สามารถใช้ประโยชน์ได้หลากหลายมากกว่า และแม้ว่าระบบบาร์โค้ดจะยังสามารถใช้งานได้ดี แต่ก็ต้องอาศัยการวางระบบอย่างมีขั้นตอนจึงจะทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ในช่วงหลังบริษัทต่างๆ จึงเปลี่ยนจากระบบที่บันทึกด้วยมือและบาร์โค้ดมาใช้เทคโนโลยี RFID แทนเนื่องจากค่าใช้จ่ายไม่ได้สูงไปกว่าการใช้บาร์โค้ดแบบดั้งเดิมเลย และในบางกรณีอาจจะไม่มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมในการปรับเปลี่ยนระบบด้วย
Typically, when a new piece of equipment is deployed, the manufacturer’s serial number is logged, and a sequentially numbered bar code tag is attached to the computer and usually logged in via a handwritten document book or keyed into an accounting system. The system is then audited by an internal team or external company, which locates and updates the system on a quarterly or annual basis. Once the audit has been completed, a printed discrepancy report provides the serial number and description of the item that has not been located. The problem with this “manual” or even “barcoded” systems is that the process relies on human intervention and provides many opportunities for logging or key entry errors. Studies have shown that 1 in 500 keystrokes can lead to an error, and since a direct line of sight is required to scan a barcode, it is only effective when the asset can be physically located. Given the monetary impact, the human error factor is not an acceptable solution.
In most situations, manual audits become “search and destroy” missions. Teams of auditors are setup with auditing books, and they are sent out to log or scan each and every asset that has been logged. If the assets have been tagged or logged correctly initially, this usually captures only about RFID technology is a seamless wireless environment that allows for noncontact identification reading that is similar to barcodes but offers a more extensive list of benefits than current barcode systems. Although barcode systems are still workable, effective processes must be put in place in order for them to be successful. In recent installations, companies have bypassed manual or barcode deployments and opted for RFID since the cost to deploy is not much more than traditional barcode applications, and in some cases, there is no additional cost to deploy the system…